Pendahuluan
Menurut Boudreau menyeleksi karyawan – karyawan yang berkualitas bagaikan menyimpan uang dibank (dikutip dari Mathis, 2004). Keputusan – keputusan seleksi merupakan bagian penting dari manajemen sumber daya manusia yang berhasil, kemajuan kinerja organisasional bagi seorang pemberi kerja mngkin berasal dari perubahan dalam program insentif, pelatihan yang lebih baik atau rancangan pekerjaan yang lebih baik. Namun jika pemberi kerja tidak memulainya dengan orang- orang yang dibutuhkan memiliki kapabilitas yang sesuai yang siap untuk bekerja.
Seleksi adalah suatu proses pemilihan orang – orang yang memiliki kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan pekerjaan disebuah organisasi dan juga pengangkatan karyawan untuk ke jenjang yang lebih tinggi / promosi (Mathis, 2004).
Suatu perusahan ingin melakukan suatu seleksi karyawan dan sedang ingin menentukan metode seleksi yang tepat. Sebelum memilih metode seleksi, seorang selector harus memiliki 4 (empat) elemen profil sukses yaitu What I know (knowledge), what I can do (competency), what I have done (experience), dan personal traits (personality). Profil sukses ini dapat disetarakan dengan requirement dengan perusahaan sehingga dapat menjadi pembanding dengan kapabilitas dari kandidat (Adimuktini, 2008).
Metode Seleksi
Metode seleksi memiliki banyak keragaman tergantung dengan tujuan yang ingin dicapai. Salah satunya, Berdasarkan survei internasional yang dilakukan oleh DDI (Daya Dimensi
a. Behaviour Interview
Bertujuan untuk mendapatkan evidence dari perilaku yang berkaitan dengan honesty, commitment, dan consistency di masa lalu, dan juga untuk melakukan cross check dari evidence yang diterima dari reference check yang sudah dilakukan sebelumnya secara ekstensif. Selain itu juga harus sangat berhati-hati dalam menempatkan integritas sebagai salah satu kompetensi yang dinilai dalam assessment, karena evidence harus jelas dan lengkap. Oleh karena itu untuk tidak mengambil keputusan berdasarkan 1(satu) tools saja, dan untuk penilaian dari agar tidak mengambil keputusan berdasarkan perilaku integritas semata.
b. Assessment, knowledge test
Proses assessment merupakan evaluasi terhadap perilaku seseorang yang diperlukan dalam jabatan tertentu dan knowledge test merupakan test pengetahuan yang tentunya berkaitan dengan jabatan yang diperlukan.
c. Motivational fit inventories.
Motivational fit inventories merupakan suatu alat ukur yang dapat mendefiniskan motivasi seseorang tentang jenis pekerjaan yang diharapkan.
Dianjurkan, untuk proses seleksi digunakan lebih dari satu tools sehingga dapat memberikan gambaran yang lebih menyeluruh terhadap seorang kandidat. Namun demikian, pemilihan metode seleksi ini harus disesuaikan dengan level jabatan.
Selain itu ada beberapa pendapat yang membagi metode seleksi menjadi 5 (
a. Test (Psychometric)
Keuntungan untuk mendapatkan tes ini adalah keobjektifitasannya yang didapatkan dari standarisasi. Metode seleksi test dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Test Tertulis
Seleksi tes dilakukan dengan cara subjektif dan objektif. Yang dimaksud subjektif adalah membuat karangan singkat untuk mendapatkan kesan tentang karakter kepribadian calon karyawan sedangkan yang dimaksud objektif yaitu menjawab pertanyaan dengan cara- cara seperti : (a) true false test, menentukan salah satu alternatif benar atau salah, (b) multiple choice test, memilih alternatif jawaban yang paling tepat diantara beberapa alternatif jawaban yang tersedia, (c) completion test, melengkapi jawaban yang sudah tersedia dan (d) short answer, menjawab pertanyaan dengan suatu jawaban yang singkat tapi jelas.
2. Test Intelegensia
Dimaksudkan untuk mengukur tingkat intelegensia yang dimiliki oleh calon karyawan dan untuk mendapatkan stándar intelegensia yang dimiliki calon karyawan.
3. Test Praktek
Dimaksudkan untuk mengetahui kecakapan dan ketangkasan mempergunakan sarana dan prasarana kerja.
Sebagai contoh, tes dimana para aplikan diminta untuk menampilkan sebuah tugas atau set tugas. Para aplikan mendemonstrasikan kemampuan mereka dengan memerankan dan menampilkan bagian dari pekerjaan. Biasa dilakukan bagi para pekerja pabrik, misalnya mereka diminta untuk mensimulasikan perencanaan mobil, adapula diminta untuk mengoperasikan komputer atau mengetik di komputer.
4. Test Kecakapan Khusus
Dilakukan dengan maksud untuk mengetahui ketangkasan jasmani, kecakapan dan ketentuan gerak, kelincahan gerak, kekuatan ingatan, serta kecakapan pengamatan.
5. Test Kepribadian/ Emosional.
Dimaksudkan untuk mengetahui syarat dan kepribadian serta kematangan emosional calon karyawan untuk jabatan- jabatan tertentu serta sebagai alat untuk memprediksi performa dalam bekerja. Menggunakan kepribadian dalam penilaian mengenai performa dalam bekerja (Day & Silverman, 1989). Dalam personality test ini tidak ada jawaban yang benar dan salah untuk setiap pertanyaannya (Kenna, 2004).
6. Test Pemahaman
Dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kecakapan pelamar dalam memahami suatu pekerjaan yang akan diberikan kepadanya kelak jika diterima ditempat kerja.
7. Test Kesehatan
Dilakukan dengan maksud untuk mengetahui tingkat kesehatan sebagai persyaratan bagi masing- masing jabatan yang memerlukan karyawan.
Keuntungan untuk mendapatkan tes ini adalah keobjektifitasannya yang didapatkan dari standarisasi.
b. Interview
Sejauh ini, selection interview adalah metode yang paling banyak digunakan. Selection interview menerapkan interaksi antar orang dan dikenal dengan “conversation with purpose”. Pencapaian tujuan dari wawancara melibatkan pertukaran antara mendapatkan dan memberikan informasi yang kompleks. Antara pewawancara dan yang diwawancara memberikan keinginan/harapan, ketakutan, ekspetasi, misconception, dan lainnya. Dengan menggunakan strategi perilaku yang sesuai, maka pewawancara dan yang diwawancara berharap untuk menyadari tujuan mereka dan peranan untuk mencapai hasil yang memuaskan. Bila tim pewawancara memiliki keahlian maka ia akan mampu meningkatkan interaksi dalam wawancara (Wicks, 1984). Selain itu juga tujuan bagi yang diwawancarai adalah untuk menerangkan keahlian dan kualifikasi yang dimilikinya, berkaitan dengan pekerjaan yang akan diisi lalu bagi pewawancara itu sendiri untuk memberi pelamar informasi tentang pekerjaan dan perusahaan dan bagi kedua belah pihak untuk mengetahui satu sama lain dan untuk menilai beberapa aspek yang lebih kualitatif dari hubungan antara keduanya ( Pophal, 2006).
Skill yang dibutuhkan dalam wawancara adalah skill yang berhubungan dengan self-awareness, awareness of social interaction processes, dan self presentation berbasis pengetahuan dasar dan informasi. Hasil yang memuaskan dari proses wawancara memerlukan persiapan yang matang. Pewawancara harus menyiapkan diri dengan benar, mengatur materi wawancara, dan mengantisipasi semua tindakan yang diperlukan. Dalam wawancara kerja sangatlah penting untuk memberikan informasi mengenai organisasi dan deskripsi mengenai kerja yang ditawarkan.
Tipe selection interview:
1. Unstrctural interview
Wawancara yang tidak berstruktur, tidak terlalu formal, pertanyaan yang ditanyakan random dan sangat singkat durasinya (Campion & Palmer,1997). Wawancara ini dilakukan oleh pewawancara yang gagal/ belum mempersiapkan diri dengan baik. Ini adalah perbincangan yang tak terencana dan tak teratur dan pada akhirnya pewawancara masih memerlukan info tambahan untuk mengambil keputusan perekrutan. Meskipun pendekatan wawancara ini tidak dianjurkan, setidaknya pada tahap awal diperlukan.
Sebagai contoh, melakukan wawancara awal untuk bagian penjualan. Obrolan non formal akan memberi kesempatan untuk menilai kemampuan percakapannya, kemampuan berinteraksi secara informal dan untuk berpikir dari sudut pandang pribadinya. Dalam situasi seperti ini, wawancara percakapan dapat dijadikan sebagai pembuka dari wawancara tahap berikutnya yang lebih teratur (Pophal, 2006).
2. Semi Structured Interview
Bentuk wawancara ini mungkin adalah teknik wawancara yang biasanya digunaan dalam penelitian sosial kualitatif. Peneliti biasanya ingin mengetahui sejumlah informasi yang bisa dibandingkan atau dikontraskan dengan informasi dari hasil wawancara lain. Biasanya dalam wawancara, si peliti bisa menggunakan wawancara yang terjadwal dengan sejumlah pertanyaan yang telah dipersiapkan sebelumnya.
3. Structural interview
Memiliki kelebihan pada standarisasi pertanyaan , informasi yang tercatat, dan rating dari aplikan. Keuntungannya, hanya menanyakan pertanyaan yang berhubungan dengan pekerjaan sehingga mengurangi informasi-informasi yang tidak relevan dan bias dalam pengambilan keputusan hasil seleksi (Conway, Jako, & Goodman, 1995; Huffcut & Arthur, 1994; Posthuma, Moregeson & Campion, 2002). Dan juga untuk mengetahui beberapa area khusus dan mengidentifikasi titik kuat dan lemah tiap- tiap kandidat ( Pophal, 2006).
4. Situasional interview by Latham & Saari ( 1984)
Pendekatannya dimulai dengan analisis kerja secara komprehensif. Situasi kunci terbentuk dengan adanya dukungan dari para ahli. Pewawancara haruslah terlatih dengan baik dan berpengalaman. Pertanyaan wawancara diantaranya studi kasus kecil dengan insiden dan keadaan yang berhubungan dengan kerja (Robbertson, Gratton,& Rout, 1990).
5. Behavioral Event Interview
Dikenal juga sebagai BAR (Behavior-Action-Result). BAR merupakan representasi informasi yang perlu didapatkan dari kandidat untuk menentukan bahwa tingkah laku di masa lalu bisa digunakan dalam situasi yang akan datang. BAR adalah proses dimana kandidat memberikan respon pada skenario jabatan yang realisti. Bentuk pertanyaannya berbeda dengan bentuk wawancara tradisional. Contoh bentuk pertanyaannya diantaranya: ”Tell me about the time when...” atau ”describe a situation...”. Diharapkan respon kandidat adalah apa yang terjadi pada situasi itu, tindakan apa yang mereka lakukan, dan seperti apa hasil yang didapatkan. Sedangkan dalam wawancara tradisional biasanya kandidat belum tentu bisa memberikan bukti.
Wawancara behavioral dianggap saat ini paling akurat dalam menentukan kinerja masa akan datang adalah bentuk dari kinerja masa lalu dengan situasi yang sama. Dalam suatu penelitian disebutkan prediksi wawancara behavioral mencapai 55 % tepat prediksi, sementara interview tradisional hanya 10 % tepat prediksi.
Teknik wawancara behavioral ini biasanya digunakan untuk mencari sejumlah karakteristik diantaranya berpikir kritis (Critical thinking), keinginan untuk belajar (Willingness to learn), keinginan untuk bepergian (willingness to travel), kepercayaan diri, kerja kelompok, profesionalisme, etika bertingkah laku, sikap positif, dan lainnnya.
Agar adil, maka perusahaan biasanya menggunakan sistem peringkatan (rating system) dalam mengevaluasi kriteria yang standar saat wawancara. Kandidat dengan nilai tertinggi adalah kandidat terbaik.
c. Referensi
Seorang karyawan yang baik sulit didapat, oleh karena itu karyawan yang baik seringkali adalah referensi seorang yang baik pula dan 90 % dari kesalahan dalam seleksi dapat dihindari melalui prosedur pengecekan referensi yang benar, terkadang HR hanya mengandalkan resume, lamaran dan wawancara ( Pophal, 2006).
Yang sering terjadi adalah HR menghubungi para referensi setelah dilaksanakan wawancara, ini bukanlah prosedur yang baik. Seharusnya HR lebih baik menyeleksi dan mengecek referensi sebelum wawancara agar lebih efektif dan tidak menyia- nyiakan waktu yang akan dipakai. Selain itu pengecekan referensi sebelum wawancara dapat memberi area tambahan untuk digali dalam wawancara dan merumuskan pertanyaan yang sesuai lebih dahulu.
Ada 3 (tiga) cara untuk mengecek referensi, yaitu : ( Pophal, 2006)
1. Secara langsung
Pengecekan yang paling efektif untuk mendapatkan informasi tentang pelamar karena dapat menilai reaksi non verbal dari calon pelamar tersebut.
2. Melalui surat/ email
Cara yang paling tidak efektif karena prosesnya dapat menjadi lambat karena tidak mengetahui apakah surat tersebut akan diterima oleh orang yang tepat dan juga sulit untuk memprediksi cepatnya sebuah respon dari penerima.
3. Melalui telepon
Cara paling umum yang digunakan dan efektif karena sifatnya langsung dan cara ini relatif tidak mahal.
d. Work Sample (Simulasi)
Metode ini melibatkan kandidat baik individual maupun kelompok bersaing menyelesaikan berbagai tes yang diperlukan untuk posisi lowong itu.
Berbagai bentuk work sampel diantaranya:
1. In Basket
In Basket adalah sebuah tes situasional yang dirancang dalam bentuk simulasi dari aspek-aspek terpenting yang ada dalam jabatan yang sedang diujikan. Prosedur seleksi in basket, seperti yang dijabarkan Munandar (2001), adalah:
Kepada para peserta diberi peran sebagai manajer dari satu perusahaan, diberi satu tumpukan/kotak surat masuk(basket), yang berisi berbagai masalah dan data. Diantara surat itu ada yang isinya penting, tidak penting, relevan, dan tidak relevan. Berdasarkan surat masuk itu, para peserta bertugas menyelesaikan masalah-masalah yang dapat ia tangkap hanya menggunakan data yang ada dalam surat masuk itu dalam waktu satu jam.
2. Management Business Game
Management Business game adalah teknik simulasi dengan membagi para peserta ke dalam kelompok kecil. Dalam kelompok itu, ada yang memainkan peran sebagai manajer umum, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer produksi, dan manajer personalia. Para peserta ini kemudian dalam memimpin usaha mereka masing-masing (dalam peran yang diberikan) membuat perencanaan dan anggaran tahunan. Antar kelompok itu kemudian saling bersaing. Pada akhir ’catur wulan’, kelompok mendapatkan hasil dari kegiatan mereka, berupa jumlah berapa yang diproduksi, berapa yang terjual, dan berapa keuntungan dan kerugian. Berdasarkan hasil itu, setiap kelompok menyesuaikan anggaran dan perencanaan itu. Demikian yang terjadi pada ’catur wulan’ berikutnya hingga berjalan selama ’beberapa tahun’.
3. Leaderless Group Discussion dan Role Play
Dalam teknik simulasi ini, para peserta dibagi ke dalam kelompok yang berisi 6 orang. Setiap kelompok mendapatkan satu masalah untuk didiskusikan tanpa ditetapkan adanya satu pemimpin diskusi. Masalah dan data yang diperlukan diberikan kepada mereka untuk dipelajari oleh masing-masing secara tersendiri (kira-kira setengah jam). Kemudian diskusi kelompok dimulai (lama waktu yang diberikan satu jam).
4. Planning exercises
Tes ini menguji kemampuan kandidat dalam menentukan prioritas, mengatur kegiatan, penjadwalan, dan adaptasi saat menghadapi perubahan pada menit-menit terakhir. Dalam tes ini kandidat diberikan sejumlah informasi tentang suatu proyek dan mereka diminta untuk membuat perencanaan proyek itu, mulai dari penjadwalan, anggaran, hingga sumber daya yang diperlukan.
5. Analysis exercises
Tes ini menilai kemampuan kandidat dalam analisis dan melakukan penilaian. Kandidat diberikan data kualitatif dan kuantitatif mengenai sebuah organisasi dan diminta untuk memberikan kesimpulan, memberikan rekomendasi, menilai situasi organisasi atau meningkatkan produktivitas, struktur organisasi, relasi dengan konsumen, dan moral perusahaan.
6. Lecture/Presentations
Bentuk ini menilai kemampuan komunikasi kandidat. Tugas yang diberkan melibatkan proses mempersiapkan dan penyampaian presentasi pada sejumlah penilai, kelompok tertentu atau mahasiswa tingkat lanjut.
7. Computer exercises
Menggambarkan kemampuan kandidat dalam menggunakan dan menjalankan program computer
e. FGD (Focus Group Discussion)
FGD merupakan salah satu teknik yang digunakan untuk seleksi, sebagai contoh mengidentifikasikan core competency bersama para pimpinan perusahaan. Dalam proses ini data atau informasi yang luas mengenai tantangan-tantangan dan persyaratan-persyaratan jabatan dikumpulkan melalui proses diskusi yang terstruktur dengan para job expert. Dari hasil FGD ini, maka kompetensi-kompetensi yang secara jelas tidak kritikal untuk pekerjaan dapat dihilangkan lebih awal sebelum diproses lebih lanjut. Alternatif yang lain, munculnya tambahan-tambahan kompetensi, khususnya kompetensi yang sifatnya teknis.
Beberapa perusahaan seringkali menggunakan beberapa metode seleksi yang antara lain : (Cassion, 2003).
1. Recommendation & Reference Checks
Menyediakan empat jenis info, yaitu: (a) sejarah dan latar belakang pendidikan karyawan, (b) Karakter dan interpersonal, (c) kemampuan untuk melaksanakan kerja, (d) Keinginan melamar pekerjaan.
2. Information on Application form Employment Application Form
Adanya hubungan yang signifikan antara per tanyaan-pertanyaan dalam form pendaftaran dengan ukuran job performance karyawan nantinya (tingkat absensi, keinginan untuk mencuri, dll).
3. Employment Interview
Paling banyak digunakan oleh organisasi untuk menyeleksi karyawan.
Selain metode-metode diatas, ada pula perusahaan yang menggunakan metode Assessment Centre (Pusat Penaksiran) dalam proses seleksinya. Assessment centre dapat dipahami sebagai suatu proses penilaian (evaluasi) atau peringkatan (rating) yang canggih dan dirancang khusus untuk meminimalkan kemungkinan timbulnya penyimpangan atau bias sehingga para pesertanya memperoleh kesempatan setara untuk mengungkapkan potensi maupun kompetensinya dalam seperangkat metode assessment atau evaluasi yang terstandarisasi (Prihadi, 2004). Dalam hal ini karakteristik kunci assessment centre adalah tujuannya yang menghimpun indikasi terbaik mengenai kompetensi baik aktual maupun potensial, untuk melaksanakan tugasnya pada jabatan atau tingkat jabatan tertentu.
Pendekatan assessment centre ini dilakukan dengan mengkombinasikan seperangkat teknik assessment untuk mendapatkan indikasi-indikasi perilaku yang paling jelas dan paling kuat. Biasanya assessment center terdiri atas gabungan dari beberapa tes kelompok yang interaktif dengan tes tertulis misalnya in-basket dan role-play. Gabungan dari beberapa tes inilah yang kemudian menjadi kekuatan dari Assessment Centre, karena mampu menggambarkan multiple competencies. Keuntungan lainnya dibandingkan dengan tes psikometrik adalah assessment centre melibatkan atasan langsung sebagai penilai
Kerugiannya adalah mahalnya biaya dan administrasi yang kompleks yang diperlukan untuk satu kali assessment center, namun sebaliknya biaya akan menjadi efektif justru ketika assessment center digunakan untuk menyeleksi orang dalam jumlah yang besar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar